What is the report of information for retrieval？
The system of “reporting of information for retrieval” began on April 21, 2025. In order to solve the problem of land and buildings whose owners are unknown, inheritance registration has already become obligatory, and from April 2026, registration of name and address changes will also become obligatory. In order to reduce the burden of registering the change of name and address, a system for reporting information for retrieval in advance has been established.
(2025年4月21日より「検索用情報の申出」という制度が始まりました。所有者が不明の土地・建物の問題解決のため、相続登記がすでに義務化され、2026年4月からは、氏名・住所の変更登記も義務化されることになっています。その氏名・住所の変更登記の負担を減らすため、前もって検索用情報の申出制度ができたのです。)
By submitting the name, furigana, address, date of birth, and e-mail address to the registrar in advance, the Legal Affairs Bureau will register the change of address, etc. ex officio in the event of a subsequent change of address, etc. The registrar will use the information provided in advance to make periodic inquiries to the Basic Resident Registration Network System to obtain information on whether the address, etc. of the registered owner has changed. If there has been a change, the registrar will confirm with the registered owner of the property that the change of address, etc. will be registered, and then register the change.
(検索用情報の申出というのは、検索用情報である、氏名、氏名の振り仮名、住所、生年月日そして電子メールアドレスを登記官に事前に申し出ておくことによって、その後住所等変更があった際には、法務局が職権で住所等の変更登記をしてくれるというものです。登記官は、事前に提供を受けた検索用情報を用いて、住民基本台帳ネットワークシステムに対して、定期的に照会し、所有権の登記名義人の住所等が変更しているかどうかの情報を取得します。変更していた場合、所有権の登記名義人に対して、住所等の変更の登記をすることについて確認をとった上で、変更の登記をします。)
The name, furigana, address, and date of birth are used to search the Basic Resident Registration Net information of the registered owner of the property. The e-mail address is used to contact the registered owner to obtain his/her consent to register a change of address, etc. ex officio, when it is found that the address, etc. has been changed after the search of the Basic Resident Registration Net information.
(検索用情報の内の、氏名、氏名の振り仮名、住所、生年月日については、所有権の登記名義人の住民基本台帳ネット情報を検索するのに用います。そして電子メールアドレスについては、住民基本台帳ネット情報の検索後、住所等が変更していることが分かった場合に、職権で住所等変更登記をすることの了解を登記名義人に得るための連絡を行う際に用います。)
In some cases, the request of information for retrieval is obligatory, and in other cases, it is not. When applying for registration of preservation of ownership or registration of transfer of ownership, the person who is the registered owner of the ownership and has a domicile in Japan must submit the information for retrieval as part of the application information for the registration. This is called simultaneous report of information for retrieval and is obligatory. Therefore, a corporation, a person living abroad, or a person who has registered on behalf of the applicant for registration (a subrogated person) cannot make a simultaneous report.
(検索用情報の申出は義務の場合と義務ではない場合があります。所有権の保存登記や所有権の移転登記等を申請する際に、その所有権の登記名義人となる者で、国内に住所を有する者は、検索用情報の申出をその登記の申請情報の内容として申し出なければなりません。これを検索用情報同時申出といい、義務となります。よって、法人や海外に住んでいる者、登記の申請人の代わりに登記を入れた者（代位者）等は、同時申出を行えません。)
On the other hand, the registered owner of the title of ownership may independently report his/her own information for retrieval separately from the registration of transfer of ownership, etc. This is called an independent report of information for retrieval. Although it is not obligatory to do so, it may be a good idea to take this opportunity to make an independent report of information for retrieval. In most cases, you only need to submit a copy of your identification, such as a driver’s license or a My Number card. If you make this report, the Legal Affairs Bureau will change your address ex officio, even if there are any changes in your address, etc. in the future.
(一方、所有権の登記名義人が、所有権移転登記等とは別に、単独で、自分の検索用情報を申し出ることができるのですが、これを検索用情報単独申出といいます。これは義務ではありませんが、この機会に、検索用情報単独申出をしてみるのもいいかもしれません。登録免許税等の費用はかかりませんし、添付する書類も大抵の場合は、運転免許証やマイナンバーカード等の身分証明書の写しですみます。この申出をやっておけば、今後住所等の変更があっても、法務局が職権で変更をしてくれますので、ぜひ検討してみましょう。)
